Eine Konferenz ist ein virtuelles Format, um mit anderen Teilnehmern des Events zu kommunizieren und interagieren. Hierbei können Sie mit Video und Ton an der Konferenz teilnehmen.



Wenn Sie die Konferenz für sich selbst starten wollen, gehen Sie in der linken Navigationsleiste in die Session-Einstellungen und klicken Sie auf "Raum öffnen". Es befinden sich dann nur der/die Sprecher in der Konferenz.


Wenn Sie die Konferenz für alle anderen Teilnehmer starten möchten, klicken Sie auf "Für Teilnehmer starten". Die Teilnehmer können dann die Konferenz betreten.





Sie können Teilnehmer herbeirufen, indem Sie auf "Teilnehmer zusammenrufen" klicken. Die Teilnehmer erhalten dann eine Aufforderung, den jeweiligen Raum zu betreten, und Sie erhalten eine Benachrichtigung, die Ihre Einladung bestätigt.



Wenn Sie die Konferenz für Teilnehmer gestartet haben, können Sie die Session wieder beenden, indem Sie auf "Für Teilnehmer beenden" klicken. Es öffnet sich dann ein Panel, auf dem Sie das Schließen der Session bestätigen müssen.




Nachdem Sie die Session gestoppt und bestätigt haben, können Sie die Session entweder zurücksetzen ("Session zurücksetzen") oder dauerhaft deaktivieren (dauerhaft löschen). Beachten Sie, dass Sie das Zurücksetzen nur bestätigen müssen. Wenn Sie auf "Session endgültig deaktivieren" klicken, wird sie direkt deaktiviert.





Während einer Konferenz haben Sie als Refernt viele Funktionen, die Sie ausführen können. Wenn bestimmte Symbole/Funktionen nicht erscheinen, ist dies vom Administrator der Sitzung beabsichtigt und wurde im Backstage konfiguriert (betrifft Mikrofon, Video, Bildschirmfreigabe).



1. Stummschalten/ Stummschaltung aufheben



Sie können sich während einer Konferenz durch Klicken auf das Symbol mit dem Mikrofon unten auf der Leiste stummschalten. Die Stummschaltung bewirkt, dass andere Teilnehmer in der Konferenz Sie nicht hören können.

Teilweise sind Sie bei Eintritt in die Konferenz automatisch stummgeschaltet. 


Beschreibung des Symbols:

  • Symbol mit Mikrofon durchgestrichen = stummgeschaltet (mute) - Andere Teilnehmer können Sie nicht hören
  • Symbol mit Mikrofon nicht durchgestrichen = nicht stummgeschaltet (unmute) - Andere Teilnehmer können Sie hören


Sie können die Einstellungen des Mikrofons durch Klicken auf die drei Punkte bearbeiten und entscheiden welches Mikrofon und welcher Lautsprecher verwendet werden soll. Hier ist meistens die Standard Einstellung für Sie gewählt.




Wollen Sie alle Teilnehmer (inklusive sich selbst) außer einer Person stummschalten oder die Kameras aller anderen Teilnehmer ausschalten, klicken Sie auf die drei Punkte auf dem entsprechenden Video-Feld der Person und wählen auch "Alle anderen stummschalten" oder dementsprechend "Alle anderen Kameras ausschalten" aus. 
Sie können auch die Kamera dieser bestimmten Person stummschalten und/oder deaktivieren, indem Sie auf "Stummschalten" und "Kamera deaktivieren" klicken. Wenn die Person bereits stummgeschaltet ist und die Kamera deaktiviert ist, funktioniert diese Funktion nicht.





Daraufhin erscheint ein Bestätigungsfeld pro Funktion, auf dem Sie die Stummschaltung/ das Kamera Ausschalten bestätigen:







Sobald die Teilnehmer stummgeschaltet oder Ihre Kameras ausgeschaltet sind, können Sie selbst die Stummschaltung der Teilnehmer nicht mehr aufheben und die Kameras nicht wieder aktivieren. Diese Teilnehmer müssen dann aktiv die Stummschaltung beheben und Ihr Video eigenständig anschalten.



Des Weiteren können Sie die Lautstärke der anderen Teilnehmer der Konferenz für sich selbst einstellen, indem Sie auf dem entsprechenden Video-Feld auf die drei Punkte oben rechts klicken. Diese Einstellung betrifft dann nur den Ton, den Sie hören und beeinflusst nicht das, was andere Teilnehmer hören.


 




Kamer ein/aus

Sie können während einer Konferenz durch Klicken auf das Symbol mit der Kamera Ihre Kamera ein- oder ausschalten und somit für andere Teilnehmer sichtbar oder nicht sichtbar sein.

Teilweise ist Ihr Video bei Eintritt in die Konferenz automatisch ausgeschaltet. In diesem Falle müssen Sie aktiv Ihr Video anschalten. Dies ist vom Administrator so beabsichtigt und eingestellt.

In dem anderen Fall haben Sie vor Eintritt in die Konferenz die Wahl, ob Sie die Konferenz mit oder ohne Video betreten wollen.

Auf dem Auswahlfeld sehen Sie unter anderem die Vorschau Ihres Videos und der Kameraeinstellung. Es wird aufgezeigt, welche Kamera benutzt wird. Meistens wird die integrierte Kamera (integrated camera) benutzt, es kann jedoch auch eine externe Kamera angeschlossen werden.


Beschreibung des Symbols: 

- Symbol mit Kamera durchgestrichen = Video aus - Andere Teilnehmer können Sie nicht sehen

- Symbol mit Kamera nicht durchgestrichen = Video an - Andere Teilnehmer können Sie sehen






Bevor Sie Ihr Video anmachen, können erhalten Sie eine Vorschau von Ihrem Video, wenn Sie auf den Pfeil am Kamera-Symbol klicken. Erst durch Klicken auf das Kamera-Symbol (de)aktivieren Sie die Kamera Während der Konferenz sehen Sie Ihr eigenes Video in einem kleinen Feld am unteren, rechten Bildschirmrand. Um es zu vergrößern, klicken Sie auf das Feld mit Ihrem Video.

Um Ihr Video nicht mehr zu sehen, können Sie das Feld mit Ihrem Video durch Klicken auf das Dreieck ausblenden.



Eigenes Video spiegeln

Ihr eigenes Video ist standardmäßig gespiegelt dargestellt, dies entspricht eine Spiegelbild und eignet sich gut für die Selbstkontrolle.

Falls sie jedoch mittels Webcam Inhalte Präsentieren kann dies Störend wirken. Die Teilnehmer sehen immer ein nicht gespiegeltes Bild.  

Um ihr eigenes Bild nicht zu spiegeln, gehen sie mit der Maus auf Ihr eigenes Video-Feld und machen sie einen Rechtsklick, es erscheint ein Feld mit "Flip". Drücken Sie "Flip", spiegelt sich Ihr Video.







Bildschirm freigeben

Sie können während einer Konferenz Ihren Bildschirm teilen, d.h. Ihr Bildschirm ist für die anderen Teilnehmer in der Konferenz sichtbar.

Durch Klicken auf das Symbol "Bildschirm freigeben" in der linken unteren Ecke öffnet sich ein Vorauswahlfenster.





Auf diesem können Sie auswählen, was Sie genau für die anderen Teilnehmer sichtbar machen wollen.





Es kann entweder der gesamte Bildschirm, ein Anwendungsfenster oder ein Chrome Tab geteilt werden. Während des Teilens ist Ihr Mauscursor auf dem geteilten Fenster für die anderen Teilnehmer sichtbar. Dafür müssen Sie auf dem Vorauswahlfenster auf einen der drei Reiter klicken und dann auf das entsprechende Fenster/Tab, etc.





Beschreibung der drei Teilungsmöglichkeiten:

- Gesamter Bildschirm: 

  • Die anderen Teilnehmer der Konferenz können Ihren gesamten Bildschirm teilen. Dabei können Sie zwischen Fenstern und Tabs hin und her wechseln ohne die "Teilen-Funktion" zu beenden. 

- Anwendungsfenster

  • Nur ein bestimmtes offenes Fenster kann mit den anderen Teilnehmern geteilt werden. Falls Sie zwischen Fenstern wechseln, ist für die anderen Teilnehmer trotzdem nur das geteilte Fenster zu sehen.

- Chrome Tab

  • Nur ein bestimmter Chrome Tab kann mit den anderen Teilnehmern geteilt werden. Falls Sie zwischen Tabs oder Fenstern wechseln, ist für die anderen Teilnehmer trotzdem nur der geteilte Tab zu sehen.




Audio freigeben

Wenn Sie Ihren Bildschirm mit Ton freigeben wollen (z.B. beim Teilen eines Videos), müssen Sie in der Box bei "Audio freigeben" unten links einen Haken setzen.

Abschließend müssen Sie auf den Button "Teilen" drücken, um das Teilen des Bildschirms zu starten. Dieser Button kann erst gedrückt werden, wenn Sie das zu teilende Fenster innerhalb eines Reiters ausgewählt haben.



Während Sie Ihren Bildschirm teilen (egal welche der drei Teilungsmöglichkeiten), ist ein roter Rahmen um Ihr Fenster, damit Sie sehen, welchen Inhalt Sie gerade teilen.

Zum Abbruch der Teilen-Funktion, können Sie im Auswahlfenster auf "Freigabe beenden" drücken. Daraufhin ist Ihr Bildschirm nicht mehr für andere Teilnehmer sichtbar. Das Auswahlfenster können Sie auch durch "Ausblenden" verschwinden lassen.





Während einer Konferenz gibt es zusätzlich noch weitere Funktionen, die Sie als Referent einstellen können.

Auf der rechten unteren Bildschirmseite sind zwei Symbole zu sehen.



Melden


Während einer Konferenz kann jeder Teilnehmer der Konferenz die Hand heben, indem er auf das Handsymbol "Melden" klickt.




In der linken oberen Ecke des eigenen Videofeldes des Teilnehmers erscheint dann ein Handsymbol. Sie als Sprecher sehen dann, wer sprechen möchte und können ihn während der Konferenz aufrufen.



Jeder Teilnehmer senkt seine Hand wieder selbst, indem er erneut auf das Handsymbol klickt ("Hand senken"). Dies kann nicht von Ihnen durchgeführt werden.



Ansichten

Die Konferenz verfügt über zwei Videoansichten. 

Die Startansicht bei Betreten des Raumes kann durch den Organisator festgelegt werden, Sie können jedoch die Ansicht jederzeit wechseln.

Zum Wechseln zwischen den beiden Ansichten, klicken Sie auf das Symbol mit den "Vier Vierecken" in der Symbolleiste.





Es kann zwischen zwei Videoansichten gewechselt werden. 


Kachelansicht

Sie sehen die Videos der Teilnehmer in Kacheln nebeneinander in gleicher Größe.




Einzelansicht

Sie sehen den Sprechenden in den Vordergrund gerückt und die anderen Teilnehmer mit kleinem Video unten rechts im Bildschirm. 

Bei einer großen Anzahl an Teilnehmern ist in dieser Ansicht nicht jeder Teilnehmer zu sehen.





Teilnehmer anpinnen

Sie können mittels klick auf eine Teilnehmerkachel für sich persönlich einen anderen Teilnehmer pinnen. Das heißt, dass dieser für Sie jederzeit im Vordergrund zu sehen ist und die Videos der anderen Teilnehmer klein oder nicht zu sehen. 

Diese Einstellung ist nur für Sie für die eigene Ansicht und beeinflusst nicht die Ansicht anderer Teilnehmer.


Spotlight

Sie können sich als Referent selbst ins "Spotlight" setzen. Das heißt, dass Sie für alle Teilnehmer angepinnt sind und Sie durchgängig als Hauptbild gesehen werden. 

Die Funktion kann nur durch Sie als Referent betätigt und wieder beendet werden. Für diese Funktion klicken Sie auf das Symbol mit dem Menschen auf Ihrem unteren rechten Bildschirmrand ("Spotlight Me"). 







Konferenz-Einstellungen

Durch Drücken der "Drei Punkte" öffnet sich ein Fenster mit den Konferenz-Einstellungen ("Weitere Einstellungen"). Hier ist Ihr Name zu sehen und verschiedene Einstellungen, die Sie für sich einstellen können.




Qualitätseinstellungen

Hier können Sie die Videoqualität der Konferenz zwischen vier Stufen einstellen. Meistens ist die "Hohe Auflösung" automatisch eingestellt.



Vollbildmodus

Durch Klicken auf "Vollbildmodus" erscheint die Konferenz auf Ihrem gesamten Bildschirm. Diese Funktion kann durch Drücken der ESC-Taste oder durch Klicken auf "Vollbildmodus beenden" in den Konferenzeinstellungen beendet werden.



Alle Stummschalten

Sie als Referent können während einer Konferenz auch alle Teilnehmer stummschalten. Dafür klicken Sie auf die drei Punkte auf Ihrem unteren rechten Bildschirm und klicken auf "Alle stummschalten"/"Mute everyone". Hier schalten Sie alle Teilnehmer außer Sie sich selbst stumm. Nachdem Sie auf  "Alle stummschalten"/"Mute everyone" geklickt haben, erscheint ein Pop-Up Fenster, auf dem Sie die Stummschaltung bestätigen müssen. 



Alle Kameras ausschalten

Sie als Referent können während einer Konferenz die Kameras aller Teilnehmer in der Konferenz ausschalten. Dafür klicken Sie auf die drei Punkte auf Ihrem unteren rechten Bildschirm und klicken auf "Alle Kameras ausschalten". Hier schalten Sie die Videos aller Teilnehmer außer Ihr eigenes aus. Nachdem Sie auf  "Alle Kameras ausschalten" geklickt haben, erscheint ein Pop-Up Fenster, auf dem Sie die Funktion bestätigen müssen. 





Hintergrund auswählen

Sie können für Ihre Videoansicht zwischen verschiedenen Hintergründen wählen. 

Hierbei können Sie zum Beispiel auch Ihren Bildschirm als Hintergrund wählen.



Einstellungen

Durch Drücken auf "Einstellungen" können erstens die benötigten Geräte (Kamera, Mikrofon, Audio) eingestellt werden. Meistens ist automatisch die Integrierte Kamera und die Standardfunktionen des Mikrofons und Audios eingestellt. Unter anderem können Sie das Audio durch einen Prüfton prüfen, den Sie unter den Auswahlmöglichkeiten wiedergeben können. Zweitens können Sie unter dem Reiter "Mehr" die Bedienungssprache einstellen. Die Buttons und Auswahlmöglichkeiten werden dann dementsprechend in der jeweiligen Sprache angezeigt.






Anfordern von Teilnehmern

Während einer Konferenz haben Sie die Möglichkeit unter "Session Teilnehmer" von einzelnen Teilnehmern Mikrofon, Kamera oder die Bildschirmfreigabe anfordern.

Um zu der Übersicht "Session Teilnehmer" zu kommen, klicken Sie auf das Symbol mit den Menschen auf der rechten Navigationsleiste. Schließen können Sie das Panel, indem Sie erneut auf das Symbol mit den Menschen oder auf das Kreuz oben links in dem Panel klickt.


 


Das Panel "Session Teilnehmer" zeigt eine Übersicht zu allen Teilnehmern, die gerade in dieser Session sind und die, die nicht in der Session sind. Des Weiteren wird der Aktivitätsstatus von jedem Teilnehmer aufgezeigt.


Grün = Aktiv (Aktiv in der Session teilnehmend)

Orange = Inaktiv (zwar in der Session drin, aber nicht aktiv teilnehmend (auf anderen Apps, etc.))

Rot = Abwesend

Grau = Einladung nicht angenommen


Neben dem Namen jedes teilnehmenden Teilnehmers ist ein Mikrofon und ein Kamerasymbol zu sehen. Ob ein Mikrofon/Kamera an oder aus ist, sehen Sie entweder durch das nicht durchgestrichene/ durchgestrichene Symbol oder wenn Sie mit der Maus über die Symbole fahren und die Beschreibung erscheint.


Mikrofon/ Kamera Symbol ist nicht durchgestrichen = Mikrofon/Kamera ist an

Mikrofon/ Kamera Symbol ist durchgestrichen = Mikrofon/ Kamera ist aus



Klicken Sie bei einem Teilnehmer auf das rechte Symbol mit den "Drei Punkten", können Sie vier verschiedene Sachen von dem entsprechenden Teilnehmer anfordern. Fordern Sie eine der vier Sachen an, erscheint beim Teilnehmer eine Pop-Up-Benachrichtigung, der der Teilnehmer zustimmen muss, um das entsprechende Angeforderte freizugeben.

Es können mehr als eine Funktion gleichzeitig angefordert werden.




Vier Funktion zum Anfordern:

  • Mikrofon anfordern


  • Mikrofon stummschalten


  • Mikrofon + Kamera anfordern


  • Bildschirmfreigabe anfordern

   





Mobile Ansicht

Wir empfehlen für die aktive Teilnahme an der Konferenz die Teilnahme vom Laptop oder anderen Geräten mit großem Bildschirm.

Um der Konferenz auf Ihrem Smartphone beizutreten, klicken Sie nach der Warnmeldung auf Join Conference.




  



Weiterführendes

Weitere Informationen und ausführliche Beschreibung der Benutzeroberfläche finden Sie hier.