Was macht die Registrierungsfreigabe?

Wir die Auswahl der "Registrierungsfreigabe" gewählt, muss jede Nutzerregistrierung manuell vom Administrator oder Organisator des Events manuell freigegeben werden. Somit kann sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen Zugang zur Session erhalten. 

Nachdem die Registrierungsfreigabe aktiviert wurde 

Nachdem die Registrierungsfreigabe in den Eventeinstellungen aktiviert wurde, müssen Sie auswählen ob den Eventnutzern nach akzeptierter und/oder abgelehnter Registrierung eine Email zugesendet werden soll, um über dessen Freigabestatus zu informieren. 

Diese Emails können in den Benachrichtigungsvorlagen entsprechend ihrem Inhalt und Aussehen angepasst werden.

Folgende Emails können bei der Registrierungsfreigabe versendet werden: 

• Email mit Freigabeinformation
  Der Nutzer erhält eine E-Mail mit der Information, dass seine Registrierung für die Freigabe eingereicht wurde. 
  
  
• Email mit abgelehnter Registrierung
  Der Nutzer erhält eine E-Mail mit der Information, dass seine Registrierung abgelehnt wurde. 

Wo können Event Nutzer akzeptiert oder abgelehnt werden?

Event Nutzer erscheinen in der Teilnehmer Management Übersicht in der STREAMBOXY Backstage. 

Die Liste der Event-Nutzer können Sie nach verschiedenen Kriterien filtern. 

Unter dem Filter "Registrierungsfreigabe" können Sie die Teilnehmer nach folgenden Angaben filtern: 

• Alle
• Angenommen (Nach der Annahme der Registrierungsfreigabe wird der Zugang zur Veranstaltung per E-Mail dem Event Nutzer zugesendet)
• Ausstehend (Die Registrierungsfreigabe wurde eingestellt, jedoch noch nicht angenommen oder abgelehnt)
• Nicht zutreffend (Wird angezeigt, wenn keine Registrierungsfreigabe zum Zeitpunkt der Benutzer Anlage eingestellt war)
• Abgelehnt (Der Event Benutzer soll keinen Zugriff zum Event erhalten. Hierbei wird eine Absage per Email an den Event Nutzer versendet)

Automatische Freigabe

Wenn Eventnutzer über den Import oder manuell durch Sie hinzugefügt wurden, müssen diese nicht extra nochmal freigegeben werden - diese Eventnutzer sind automatisch freigegeben. Bei diesen Eventnutzern steht dann "Nicht zutreffend" in der Spalte "Freigabe".

Bei einer Benutzerregistrierungkann bei "Registrierte (Tenant) Benutzer" oder "Anonyme Benutzer" die Registrierungsfreigabe aktiviert werden. 

Unter "Automatische Freigabe verwalten" können Sie ausgewählte Domänen oder Emailadressen zur Whitelist hinzufügen, um die Registrierung automatisch freizugeben. Nicht in der Whitelist aufgeführte Domänen und Emailadressen müssen in der Teilnehmer Management Übersicht Übersicht händisch freigegeben werden.

Unterschied Registrierungs-Whitelisting und Registrierungsfreigabe-Whitelisting:

• Das Registrierungs-Whitelisting ermöglicht die Eingrenzung der Registrierung an sich nur auf bestimmte Domänen. Es können sich also nur Personen registrieren, deren E-Mail, die vorgegebene Domain enthält.
  Dies ist z.B. bei einem internen Firmenevent von Vorteil wenn sich nur ein bestimmter Personenkreis registrieren darf.
• Mit dem Feature Registrierungsfreigabe-Whitelisting  können Sie Domains definieren, die automatisch freigegeben werden sollen. Damit kann durch die Eintragung von Domänen automatisch die Registrierungsfreigabe erfolgen, welche den passenden Mailversand auslöst.
  Dies bei einem heterogenen Teilnehmerfeld sinnvoll einzusetzen um internen Mitarbeitern die Registrierung zu erleichtern und dennoch externe erst nach Freigabe zuzulassen.

Status bei der Registrierungsfreigabe

Anstehend

Eventnutzer, welche über die Benutzerregistrierung angelegt jedoch noch nicht akzeptiert oder abgelehnt wurden, werden als "Anstehend" in der Spalte "Freigabe" tituliert. 

Akzeptiert / Abgelehnt

Wurden Eventnutzer schon akzeptiert oder abgelehnt, steht entsprechend "Akzeptiert" oder "Abgelehnt" in der Spalte "Freigabe". 

Wie können Event Nutzer akzeptiert oder abgelehnt werden?

Um einen Eventnutzer nach dessen Registrierung ("Anstehend") manuell zu akzeptieren oder abzulehnen, müssen Sie diesen Teilnehmer einzeln bearbeiten. 

Blättern Sie ganz rechts in die Event-Nutzer Liste und klicken auf "Bearbeiten".

Unter dem Punkt "Registrierungsfreigabe" steht, falls noch nicht akzeptiert oder abgelehnt, "Anstehend". 

Klicken Sie auf den Pfeil nebenan und wählen Sie "Akzeptiert" aus, wenn der Eventnutzer zum Event zugelassen werden soll. 

Wenn Sie "Abgelehnt" auswählen, erhält der Eventnutzer keinen Zugang zum Event.

Klicken Sie nach entsprechender Auswahl auf "Benutzer aktualisieren", um die Änderungen zu speichern. 

Wird ein Eventnutzer in diesem Zuge freigegeben, erscheint das Freigabedatum als zusätzliches Textfeld unter dem Dropdown der Registrierungsfreigabe. 

Dieses wird auch beim Eventnutzer-Export in der Excel-Datei als weitere Spalte angezeigt. 

Nach dem Aktualisieren des Eventnutzers erscheint außerdem die entsprechende Auswahl in der Event-Nutzer Liste. 

Kann die Registrierungsfreigabe nachträglich geändert werden?

Ja, Sie können die Registrierungsfreigabe auch nachträglich noch bearbeiten und akzeptierte Eventnutzer ablehnen oder anders herum. 

Bitte beachten Sie aber, dass wenn Eventnutzer bereits eine Einladungsemail, bzw. eine Bestätigungsemail bekommen haben und das Event mit dem Link betreten haben, dies nicht umkehrbar ist.

Der Eventnutzer kann dann nur noch über "Löschen" vom Event entfernt werden. Sobald ein Eventnutzer gelöscht wurde, hat er keinen Zugriff mehr zum Event.